영문으로 비즈니스 이메일 잘 쓰기 위한 방법! [비즈니스 이멜 노하우]

 

 

 

 

안녕하세요! 

낮에는 한여름 날씨인데 아침 저녁으로는 바람이 조금 차가워요

가디건 하나 챙겨 나와서 낮에는 가볍게 돌아 다니고

저녁엔 가디건을 걸치면 좋을 것 같아요ㅎㅎ

 

이번 포스팅은 영문으로 비즈니스 이메일 잘 쓰기 위한 방법에 대한 내용이에요

 

 

영문으로 비즈니스 이메일 잘 쓰기 위한 방법

 

 

 

 

 

온라인상에서 너무나 많은 비즈니스 커뮤니케이션이 일어나다 보니 사람들은 심사숙고 하지 않고

급하게 이메일을 쓰는 경향이 있어요 하지만 아무리 간단한 메시지라도 어느 정도 에티켓을 지키는 것이 중요합니다

 

에티켓 전문가인 재클린 윗모어는 "이메일은 타인이 나에 대해 받는 첫인상인 경우가 종종 있다"고 말합니다

그녀는 다양한 포춘 500대 기업에서 리더십 훈련 프로그램을 진행할 뿐만 아니라 임원진에게 자문도 제공하고 있습니다

그녀가 특별히 중요하게 생각하는 골든 룰이 하나 있는데 만약의 경우를 대비해 지나치다 싶을 정도로

격식을 차리는쪽을 택하라는 것입니다 그녀가 쓰는 이메일은 항상 인사말로 시작합니다

"이메일에는 당연히 인사가 들어가야 한다 우리가 요즘 너무 해이한 방식으로 커뮤니케이션을 하다보니

인사라는 좋은 습관을 잊어버리는 경향이 있다"

한 번도 만난 적이 없는 사람에게 이메일을 보낼 때는 Dear로 시작합니다

대개는 Hello를 인사말로 씁니다 첫번째 이메일이 오간 후에는 상대가 어떤 스타일인지 파악합니다

"상대방이 'Hi'하면 나도 'Hi'로 받는다 상대방의 스타일을 그대로 반영한다"

 

타이밍도 중요합니다 "이메일 답장은 24시간 내에 해야 한다 상대방의 질문에 대한 답을 할 수 없을 때에도

'이메일 주셔서 감사합니다. 언제까지 답장 드리겠습니다' 일단 이렇게 답장을 보낸다"

비즈니스 에티켓 관련 서적을 두 권 출간하기도 한 그녀는 이메일 본문은 짧고 친절한 문장으로 채웁니다

"한동안 소식을 주고 받지 않았으면 본문 앞부분에 '새해 복 많이 받으세요' 또는 '명절 잘 보내셨는지요'를 넣는 것이 좋다"

그 다음에는 말하고자 하는 메시지를 최대한 직접적이고 간단명료하게 전달합니다

"웬만하면 단문으로 써야 한다 어떤 이들은 하루에 답장해야 할 이메일만 수백 통이다

이메일이 짧으면 짧을수록 답장이 올 확률이 높다"

 

그녀는 단락도 짧게 만듭니다 눈 코 뜰 새 없이 바쁜 상대방과 커뮤니케이션 해야 한다면

중요 항목을 표시하는 동그라미나 네모꼴을 붙이는 것도 좋은 아이디어입니다

"나는 무척 바쁜 임원들과 함께 일한다 임원들은 사실만 간결하게 파악하고 싶어한다

그래서 나는 가독성을 높이기 위해 메모처럼 간결한 이메일을 작성한다"

 

 

 

From: Jacqueline Whitmore Sent: Friday, February 13, 2015 To: Jennifer Subject: Business Class/Signed Copies ① Hi Jennifer, Monday is a super busy day for me, but I should be home between 10am - 2pm. Does that time frame work for you? Or, if you'd rather, you can come by this weekend. ② Please bring a check in the amount of $66.00. Thank you! ③ Best, ④ Jacqueline Jacqueline Whitmore Founder, The Protocol School of Palm Beach, Inc. ⑤ Website: www.EtiquetteExpert.com Blog: www.JacquelineWhitmore.com @EtiquetteExpert --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Make sure to have a clear subject line. 2. Keep sentences and paragraphs short; use bullet points if necessary. 3. Steer clear of "text-speak" and acronyms such as "lol." 4. It is better to err on the side of gormality with salutations and sign-offs. In this case, she is writing to a colleague who is also a friend, but with someone she knew less well, she might use something more formal, like "best regards." 5. Make sure to have a signature with your information. A photo is unnecessary.

 

 

 

휴대기기로 이메일을 작성할 경우에 구어체가 튀어나오기 쉽지만 일상적인 어조는 삼가는 것이 좋다는 것이 그녀의 생각입니다

"이메일은 제 3자에게 전달될 수도 있고 복사해서 공개될 수도 있다 감정은 최대한 배제하고 심플하게 쓰자"

또한 퉁명스럽거나 불친절하다는 인상을 주지 않도록 조심해야 합니다

"상대방이 내 이메일을 읽으면서 내 말투는 듣거나 표정을 볼 수 없기 때문에

내 감정을 짐작할 수 있는 유일한 통로가 내가 이메일에서 사용한 어투다"

그렇기 때문에 간략하게 쓰는 동시에 '그 일을 하게 돼서 기쁩니다'처럼 따뜻함과 상냥함을 담는 것이 좋습니다

이메일에 느낌표를 연달아 붙이거나 같은 이모티콘을 통해 감정을 전달하려고 하는 사람들이

있습니다. 재클린 윗모어는 적절하다고 생각되는 상황에서만 그런 방법을 쓰라고 조언했습니다

"좋은 첫인상을 주고 싶다면 절대로 해서는 안 된다

오랫동안 친분을 쌓아온 사람이라면 약간 격식을 덜 차려도 적절할 수 있다

하지만 확신이 서지 않을 때에는 안 하는 게 낫다"

문자 메시지나 채팅을 할 때 쓰는 'lol'같은 통신 용어는 절대로 쓰면 안됩니다

"대학을 갓 졸업하고 사회에 첫 발을 내놓은 신입사원이더라도 같이 일하는 클라이언트들은

베이비붐 세대가 많이 있을 수 있다는 사실을 유념하라 프로답게 정중한 태도를 견지하는 것이 중요하다"

 

소문자로만 메시지를 쓰는 사람들이 늘고 있습니다 재클릿 윗모어는 그런 이메일은 사적인 용도일 때에만 쓰라고 당부합니다

철자를 틀리지는 않았는지 철저하게 확인해야 합니다

"내가 허술한 이메일을 보내면 내가 다니는 회사에 대한 이미지도

나빠질 수 있다 수신자는 '철자도 제대로 모르는 사람이 다니는 회사가 우리 회사

재정을 맏는단 말이야?' 라고 생각할 수도 있다 전송버튼을 누르기 전에 퇴고하고 또 퇴고하자"

한 눈에 봐도 명확한 제목을 붙이는 것도 중요하다 바쁜 전문직 종사자들이 중요하게 여기는 지점이다

"제목을 공란으로 남겨두면 이 이메일을 즉시 열어봐야 할지 아닐지 알 수가 없다"

 

이메일을 끝맺는 부분도 실수하기 쉽다

"잘 아는 상대가 아니라면 Best re-gards로 끝맷는 것이 가장 안전하다

Kind regards나 Warmest regards를 쓰면 정중하면서도 좀 더 애정이 실린다

Best도 많이 사용되며 대부분의 경우에 괜찮다

하지만 좀 더 격식을 차린 어조가 요구된다면 Sincerely를 쓰자 약간 거리감이 느껴질 수는 있지만"

절대 해서는 안 되는 끝맺음은 xoxo입니다

절친한 친구거나 상대방을 정말 정말 사랑할 때만 써야 합니다

끝인사 뒤에 서명도 반드시 붙여야 합니다 이메일 서명에는 이름, 회사명, 전화번호,

웹사이트 주소, 소셜미디어 계정 등을 적을 수 있어요

명언이나 성경 구절처럼 불필요한 내용을 서명에 넣지 말아야 합니다

마찬가지로 이메일 서명에 사진을 넣을 필요도 없습니다

"모든 사람들이 여러분의 사진을 봐야하는 것은 아니니까"